KLIKINAJA – Transformasi birokrasi nasional memasuki fase baru pada 2026. Badan Kepegawaian Negara (BKN) resmi menghentikan pengelolaan arsip Aparatur Sipil Negara (ASN) secara manual dan menggantinya dengan sistem digital terintegrasi melalui platform ASN Digital.
Lewat laman resmi asndigital.bkn.go.id, seluruh dokumen kepegawaian kini di kelola dalam format elektronik. Konsekuensinya, BKN tidak lagi menerima dokumen fisik untuk kepentingan administrasi ASN.
Langkah ini menjadi bagian dari agenda reformasi birokrasi berbasis teknologi yang menata ulang siklus pengelolaan arsip, mulai dari pembuatan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, hingga pemusnahan dokumen secara sistematis dan terdokumentasi digital.
Jenis Arsip yang Wajib Tersimpan di ASN Digital
Dalam sistem terbaru tersebut, arsip ASN di bagi menjadi dua kelompok besar.
Pertama, Arsip Utama, mencakup:
Daftar Riwayat Hidup
SK CPNS dan PNS
Riwayat pendidikan
Kenaikan pangkat dan jabatan
Riwayat pendidikan dan pelatihan
Kedua, Arsip Kondisional, yang memuat dokumen seperti:
Riwayat mutasi atau pindah instansi
SK cuti di luar tanggungan negara
Semua ASN, termasuk Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK), diwajibkan memiliki akun ASN Digital agar data kepegawaian mereka terintegrasi dan dapat di verifikasi secara daring.
Langkah Aktivasi Akun ASN Digital 2026
Untuk mengakses sistem, setiap ASN harus mengaktifkan akun dengan skema keamanan Multi-Factor Authentication (MFA). Sistem ini menggabungkan kata sandi dan kode verifikasi tambahan guna mencegah akses ilegal.
Berikut tahapan aktivasinya:
Buka browser melalui komputer atau laptop.
Akses situs resmi: https://asndigital.bkn.go.id�
Klik menu Login atau melalui ikon BKN Login.
Masukkan NIP atau akun MyASN sebagai username, serta password.
Sistem akan mengarahkan ke halaman aktivasi MFA yang menampilkan QR Code.
Buka aplikasi autentikator di ponsel, seperti Google Authenticator.
Tambahkan akun baru dengan memindai QR Code tersebut.
Aplikasi akan menampilkan kode OTP enam digit.
Masukkan kode OTP di kolom yang tersedia dan beri nama perangkat.
Klik Submit untuk menyelesaikan proses.
Setelah aktivasi berhasil, setiap login akan memerlukan username, password, dan kode OTP dari aplikasi autentikator.
Kendala yang Sering Terjadi Saat Aktivasi
Jika kode OTP di nyatakan tidak valid, periksa pengaturan zona waktu pada ponsel. Selisih waktu beberapa detik saja bisa membuat sistem menolak kode.
Apabila QR Code tidak muncul atau proses gagal, ASN dapat menghubungi BKPSDM instansi masing-masing untuk melakukan reset MFA atau mendapatkan bantuan teknis.
Cara Reset Password ASN Digital yang Lupa
Bagi ASN yang tidak dapat mengakses akun karena lupa kata sandi, proses pemulihan dapat di lakukan secara mandiri:B
Buka https://asndigital.bkn.go.id
Klik logo BKN di halaman utama.
Pilih menu Login, lalu klik opsi Reset.
Pilih “Reset Password (Lupa Password)”.
Masukkan NIP/Username dan captcha, lalu klik Check.
Isi email yang terdaftar di sistem SIASN.
Periksa email untuk mendapatkan kode reset.
Masukkan kode tersebut pada halaman reset.
Buat password baru sesuai ketentuan keamanan.
Konfirmasi dan klik Reset Password.
Setelah berhasil, ASN dapat kembali masuk menggunakan password terbaru.
Penguatan Keamanan dan Transparansi Data ASN
Digitalisasi arsip ASN bukan sekadar mengganti kertas dengan layar. Sistem ini di rancang untuk mempercepat layanan administrasi sekaligus memperkuat keamanan data pegawai di seluruh Indonesia.
Dengan penerapan MFA dan integrasi database nasional, potensi kehilangan dokumen atau manipulasi arsip dapat di tekan. Di sisi lain, ASN kini di tuntut lebih adaptif terhadap teknologi karena seluruh proses manajemen kepegawaian berjalan secara daring.
Kebijakan ini menandai komitmen BKN untuk menghadirkan tata kelola ASN yang lebih transparan, efisien, dan responsif terhadap perkembangan zaman.(Tim)
